Enterprise Information Management (EIM)
Rechnungseingangs-Workflow
Effiziente Erfassung, Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen
Schnelle Erfassung und transparente Workflows
Erfassen Sie effizient eingehende Rechnungen und leiten diese digital ohne internen Postversand direkt weiter. Dank der integrierten Prüfroutinen und Workflows für Kenntnisnahme und Genehmigungen beschleunigen Sie Ihre Prozesse in der Buchhaltung um ein Vielfaches.
Durch die tiefe Integration in Ihr ERP-System (z.B. MICOSkonzept) stehen Ihnen Ihre Kreditoren, Konten und Kostenstellen aus der Finanzbuchhaltung direkt zur Verfügung.
Von Eingang bis zur Buchung:
ein digitaler Prozess.
- Automatische Erkennung und Verteilung von elektronischen oder Papier-Rechnungen
- Unterstützung aller gängigen Rechnungsformate (E-Mail, PDF, ZUGFeRD, ...)
- Abgleich mit Ihrer ERP- oder FiBu-Software
- Verknüpfung der Daten mit Ihren elektronischen Akten
- Start und Monitoring von Workflows zur Rechnungsbearbeitung & -freigabe
- Basis für revisionssichere Archivierung gemäß GoBD und DSGVO
- Webfreigabe im ESS-Portal zur schnellen und vereinfachten Bearbeitung
Diese Vorteile bringt Ihnen der Rechnungseingangs-Workflow
Nahtlose Integration
in alle ERP- & FiBu-Systeme wie z.B. MICOSkonzept, SAP©, DATEV u.v.m.
Kombinierbare Lösungsbausteine
Kombinieren Sie den Rechnungseingangs-Workflow mit ECM-Modulen
GoBD-Revisionssicher & DSGVO
Erfüllung aller rechtlichen Anforderungen
inkl. digitaler Archivierung
Schnelle Bearbeitungszeiten
Keine papierbasierten Weitergaben und versäumte Skontofristen mehr
Geringe Fehlerquoten
Rechnungen sofort per OCR digitalisieren und in Workflows weitergegeben
Erfahren und persönlich
Die VRG MICOS berät Unternehmen seit mehr als 50 Jahren zu IT-Lösungen
Sind Sie bereits VRG MICOS-Kunde?
Der Lösungsbaustein zum Rechnungseingangs-Workflow lässt sich nahtlos mit MICOSkonzept verbinden. Alle Informationen werden entsprechend über eine Schnittstelle übertragen, sodass Sie sie zielsicher in MICOSkonzept wiederfinden.
- Wichtig für Sie: Nach Abschluss und Buchung der Rechnung haben Sie direkt aus der MICOS Finanzbuchhaltung Zugriff auf den verarbeiteten Rechnungsbeleg:
FAQ | Antworten auf häufig gestellte Fragen
Die Dauer der Einführung ist von verschiedenen Faktoren (Ressourcen, Bereitstellung der IT-Systemlandschaft etc.) abhängig. Vom Projektstart (Kick-Off) bis zum Go-Live (Inbetriebnahme) können Sie aber erfahrungsgemäß von einem Zeitraum vom 3-6 Monaten ausgehen. Als Ergebnis eines Workshops und Kick-Offs erstellen wir, unter Berücksichtigung Ihrer Ressourcen, einen individuellen Einführungsfahrplan. Eine professionelle Projektleitung sorgt für die notwendige Steuerung und Termineinhaltung.
Tipp: Weichen Sie gerne vom 01.01. eines Jahres als Go-Live-Termin ab. Gerade in der Zeit des Jahreswechsels hat sich die Einführung eines neuen Verarbeitungsprozesses aufgrund von Jahresabschlusstätigkeiten als unvorteilhaft erwiesen.
Selbstverständlich erfüllt die Software enaio mit Ihren Eigenschaften alle Vorgaben zur Einführung einer revisionssicheren Workflow- und Archivierungslösung. Hierfür stellt Ihnen unser Softwarepartner Optimal Systems mit der sog. Herstellerkonformitätserklärung den notwendigen Nachweis zur Verfügung.
Damit Ihr individuelles System und das eingerichtete Verfahren aber offiziell aber als revisionssicher bezeichnet werden können, ist die Erstellung einer sog. Verfahrensdokumentation erforderlich. In dieser Dokumentation werden alle technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben kundenseitig dokumentiert. Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung Ihrer individuellen Verfahrensdokumentation.
Durch die Einführung einer GoBD-konformen Gesamtlösung wird im Rahmen der Digitalisierung von Papierrechnungen vom sogenannten ersetzenden Scannen gesprochen. Das bedeutet, dass das gescannte Dokument dem digitalen Dokument gleichgestellt wird und das ursprüngliche Original nicht mehr zusätzlich aufbewahrt werden muss. Trotzdem sollten Sie mit dem Vernichten der Belege nicht sofort nach der Digitalisierung starten. Wir empfehlen - um im Falle des Falles nochmal nachscannen zu können - die Papierbelege noch für den üblichen Bearbeitungszeitraum von einigen Wochen aufzubewahren und ein rollierendes System zur abschließenden Entsorgung zu etablieren. Gerne beraten wir Sie!
So unterstützt Sie die VRG MICOS beim Rechnungseingangs-Workflow
Strategie- und Prozessberatung
Wir helfen Ihnen dabei, Ihre Prozesse zu analysieren und Verbesserungsmöglichkeiten offenzulegen - damit Sie die richtigen Lösungsbausteine finden und kombinieren.
Beste Practice bei Implementierung und Konfiguration
Profitieren Sie von unserer IT-Projekterfahrung durch Einführung praxisbewährter und vielfach eingesetzter Lösungs-Templates. Dieses Vorgehen ermöglicht Ihnen einen schnellen und effektiven Start in die Digitalisierung Ihrer Prozesse.
Im Rahmen der Konzeptions- und Einführungsphase können wir selbstverständlich zusätzlich Ihre individuellen Anpassungswünsche ergänzen.
Fragen & Support
Bei Fragen und im Supportfall sind wir stets für Sie da: Unser Helpdesk hilft Ihnen persönlich und direkt. Erfahrene Kundenberater begleiten Sie bei der Einführung und Schulung unserer Lösungen.
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- Lernen Sie in einer individuellen 30-minütigen Beratung uns
und unsere Lösung kennen - Wir beantworten Ihre Fragen
- Sie erfahren, wie eine Implementierung abläuft
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Mathias Lücht
Beratung & PreSales
Telefon: 0441 3907-172
E-Mail: mathias.luechtvrg.de